Elektronisch factureren aan Farys vanaf 1 maart 2024
Sinds 1 mei 2023 bestaat een verplichting voor ondernemers om elektronisch te factureren voor de overheidsopdrachten waarvan de waarde boven 30.000 euro (excl. btw) geraamd is, zoals vastgelegd in het KB van 9 maart 2022. Deze verplichting wordt vanaf 1 maart 2024 ook toegepast op de overheidsopdrachten waarvan de geraamde waarde lager is dan 30.000 euro, maar hoger dan 3.000 euro (excl. btw). Facturen die ingediend worden in een ander formaat of op een andere manier, worden niet meer aanvaard.
Vanaf 1 januari 2026 zou e-facturatie ook verplicht worden in alle Business-to-Business transacties. Vanaf dan zullen dus alle facturen met betrekking tot overheidsopdrachten, ook deze waarvan de geraamde waarde lager is dan 3.000 euro, elektronisch moeten zijn.
Een elektronische factuur, ook wel e-factuur of e-invoice genoemd, is een factuur die in een elektronisch gestandaardiseerd gegevensbestand (XML-formaat) wordt uitgegeven, verzonden en ontvangen. Om een elektronische factuur aan te maken, gebruikt u gestructureerde data. Het bevat computer code dat direct leesbaar is voor speciale boekhoudprogramma’s om naadloze communicatie tussen organisaties mogelijk te maken. Een PDF-document is dus geen elektronische factuur.
De e-factuur wordt vanuit uw boekhoud- of ERP-pakket via een Acces Point naar het PEPPOL-netwerk gestuurd. Dat is een beveiligd netwerk met een Europees afsprakenkader, waarin elektronische facturen tussen opdrachtnemer en opdrachtgever worden uitgewisseld.
Indien u nog geen elektronische facturen verstuurt, kan u hieronder nog extra informatie en instructies terugvinden.
Werkt u met een boekhoud-facturatiepakket?
Kijk na of uw pakket op deze lijst staat met boekhoud- en facturatiepakketten die succesvol PEPPOL e-facturen verzenden.
Staat uw pakket op de lijst? Dan kan het succesvol PEPPOL verzenden.
Staat uw pakket niet op de lijst?
- Contacteer de leverancier van uw boekhoud- of facturatiepakket en vraag naar hun planning om een PEPPOL e-factuur te kunnen versturen.
- Als er geen perspectief is dat uw pakket e-facturatie mogelijk maakt, kan u altijd een gratis toepassing gebruiken van “bedrijf zonder pakket”.
Werkt u met een ERP-systeem?
Bedrijven met veel facturen hebben vaak een ERP-systeem. ‘XML’ en ‘UBL’ zijn voor de IT-ers van deze bedrijven geen onbekende begrippen. Volgend stappenplan moet dan worden doorlopen:
- Maak een PEPPOL factuur.
De standaard voorwaarden van een PEPPOL-factuur kan je hier terugvinden. Vervolgens kan je de PEPPOL-factuur via deze link valideren. - Kies uw ACCESS POINT.
De door PEPPOL erkende Access Points zijn hier terug te vinden. - Doorloop de compliancy testen.
- Voer een end-to-end test uit.
Voor meer info kan u terecht op:
https://overheid.vlaanderen.be/e-invoicing-voor-leveranciers
Vragen kan u mailen naar: e-invoice@farys.be